Một sự kiện tổ chức ngoài trời có thể rất đáng nhớ với những người tham dự nhưng lại là cơn ác mộng thực sự khi lên kế hoạch . Mọi sự kiện đều cần có 1 kế hoạch cẩn thận tuy nhiên cần phải thực hiện 1 vài bước nhỏ để đảm bảo thành công cho sự kiện ngoài trời của bạn . Dưới đây là 5 lỗi chính cần tránh khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Ngân sách đầu tư vào sự kiện ít ỏi!
Một trong những mối lo lắng lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó là ngân sách. Rất nhiều địa điểm có mọi thứ đồ dùng bạn cần cho sự kiện của mình nhưng địa điểm ngoài trời thì lại không như vậy. Chọn địa điểm cẩn thận và lên danh sách những đồ dự phòng bạn cần. Những phút bổ sung cuối cùng có thể dễ dàng tiêu tốn thêm của bạn. Luôn luôn có kế hoạch dự phòng cho thời tiết trong ngân sách của bạn.
Không đủ thời gian chuẩn bị.
Các bước chuẩn bị cho sự kiện cần rất nhiều sự chuẩn bị , nhưng nó không nên là cuộc chạy đua với thời gian. Bắt đầu lập kế hoạch từ sớm giúp bạn duy trì đúng với bảng kế hoạch mà bạn lập ra. Có rất nhiều sự phát sinh khác nhau ngoài sự kiểm soát của bạn trong việc chuẩn bị sự kiện ngoài trời . Hãy chắc chắn rằng bạn luôn có phương án dự phòng cho mọi sự trì hoãn ngoài kế hoạch .
Thời Tiết, yếu tốt cực kì quan trọng.
Với những sự kiện như lễ động thổ, lễ khởi công, hoặc chương trình ca nhạc ngoài trời. Thời tiết là một yếu tố cực kì quan trọng. Trong suốt mùa hè bạn có thể phải đối mặt với thời tiết xấu, đặc biệt là mưa. Sẽ là rất khó để lên kế hoạch cho thời tiết xấu, nhưng nó luôn luôn tốt hơn khi chuẩn bị thêm cho sự kiện ngoài trời . Kế hoạch dự phòng của bạn có thể đơn giản như là cầm thêm 1 chiếc ô hay là lều trung tâm.
Ảnh: HanoiEvents
Có 1 kế hoạch dự phòng luôn tốt hơn so với để mọi thứ cho sự may rủi . Nếu bạn không quen hay biết rõ về khí hậu địa phương bạn có thể tham khảo ý kiến từ những người địa phương, họ có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho bạn .
Không quan tâm đến “khách mời” cần gì
Một lỗi cơ bản khác là để khách của bạn đi lang thang xung quanh địa điểm để tìm cái ghế và bóng mát. Trừ khi bạn có 1 bữa tiệc đứng, hầu hết mọi vị khách sẽ đứng và tán ngẫu với nhau. Đừng cho rằng mọi người đều vui vẻ với điều đó đặc biệt là đối với sự kiện kéo dài hơn 2 giờ. Hãy cung cấp chỗ ngồi cho hơn 80% lượng khách, và một số khu vực tránh khỏi ánh sáng trực tiếp từ mặt trời.
Một sự kiện tiệc đứng Ảnh: HanoiEvents
Thuê quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ
Bạn là một đơn vị tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ chọn lựa các thiết bị cho sự kiện từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Điều này giúp bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức chương trình, nhưng nó sẽ là điểm trừ. Đồ đạc trong sự kiện sẽ không có tính đồng bộ. Thuê một đơn vị chuyên biệt về riêng hạng mục trong sự kiện, sẽ khiến bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.
Một đơn vị chuyên về nhiếp ảnh sự kiện đầy kinh nghiệm chắc chắn sẽ giúp bạn hoạn thiện về mặt truyền thông cho sự kiện, và họ cũng tường tận những điều gì cần tránh khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều này sẽ giúp bạn chú tâm vào tổ chức các hoạt động trong sự kiện. Nếu bạn tìm một công ty chụp ảnh sự kiện, liên hệ Giải pháp nhiếp ảnh của HanoiEvent ngay hôm nay để được tư vấn.
Nguồn: HanoiEvents
